Time to hire et time to fill : mesurer deux délais de recrutement différents
, par JULIEN VACHER, 11 min temps de lecture
Un recrutement peut être ouvert depuis deux mois alors que la personne finalement retenue est entrée dans le processus il y a trois semaines. Les deux durées sont exactes, mais elles racontent des problèmes différents. La première décrit le temps nécessaire pour pourvoir un besoin ; la seconde décrit le parcours du candidat recruté.
Le time to fill mesure généralement le délai du poste, tandis que le time to hire mesure celui du candidat retenu. Les conventions varient selon les organisations et les outils. Avant de comparer des chiffres, il faut donc écrire les événements de départ et d’arrivée. Ce guide propose un modèle de calcul adapté aux recruteurs indépendants, cabinets, ESN et équipes RH, sans imposer un objectif universel de rapidité.
Choisir deux définitions compréhensibles par toute l’équipe
Pour le modèle présenté ici, le time to fill commence à l’ouverture effective du recrutement et se termine à l’acceptation de l’offre. Le time to hire commence à l’entrée du candidat retenu dans le processus de cette mission et se termine à la même acceptation. Nous utilisons des jours calendaires et une différence entre dates, sans ajouter une journée au résultat.
Ces choix sont des conventions de travail. Une entreprise peut préférer la validation du besoin au début, la signature du contrat à la fin ou un calcul en jours ouvrés. Elle doit alors le préciser dans chaque rapport. Deux équipes qui emploient le même intitulé avec des dates différentes ne mesurent pas exactement la même chose.
La documentation des rapports Ashby distingue par exemple le temps lié à une candidature et celui lié à une ouverture de poste, avec des règles propres à son produit. Cette source illustre l’importance de lire la définition du logiciel ; elle ne signifie pas que les mêmes calculs sont disponibles dans Oxaibo.
| Indicateur du modèle | Départ retenu | Arrivée retenue | Question de gestion |
|---|---|---|---|
| Time to fill | Ouverture effective du recrutement | Offre acceptée | Combien de temps le besoin est-il resté à pourvoir ? |
| Time to hire | Entrée du candidat retenu sur cette mission | Offre acceptée | Combien de temps son parcours a-t-il duré ? |
| Délai avant prise de poste | Offre acceptée | Premier jour prévu | Quel intervalle reste avant l’arrivée ? |
| Ancienneté d’un poste ouvert | Ouverture effective | Date de la revue | Quels besoins restent longtemps sans solution ? |
Séparer le délai avant prise de poste évite d’attribuer au processus de sélection un préavis ou une date de démarrage convenue. Ce délai reste utile pour l’organisation, mais il répond à une autre question.
Calculer sur un exemple simple et entièrement fictif
Imaginons une mission ouverte le 1er septembre. La personne recrutée entre dans le processus le 20 septembre. Elle accepte l’offre le 10 octobre et commence le 2 novembre. Les dates sont fictives et ne décrivent pas un recrutement réalisé par Oxaibo.
Le time to fill est de 39 jours entre le 1er septembre et le 10 octobre. Le time to hire est de 20 jours entre le 20 septembre et le 10 octobre. Le délai entre acceptation et arrivée est de 23 jours. Les calculs ne comportent aucune appréciation de qualité : ils décrivent seulement des intervalles définis.
L’écart de 19 jours entre les deux premiers indicateurs correspond, dans cet exemple, à la période précédant l’entrée du candidat finalement retenu. Il ne prouve pas que cette période a été perdue. L’équipe pouvait rencontrer d’autres personnes, clarifier le besoin ou attendre une validation. Pour savoir quoi améliorer, il faut examiner les événements qui composent cette durée.
Créer un registre minimal des dates
Un registre utile comporte une ligne par recrutement ou ouverture de poste, un identifiant de mission et les événements retenus. Pour le parcours candidat, gardez également un identifiant de candidature. Une personne déjà présente dans le vivier peut entrer dans une nouvelle mission bien après la création de sa fiche.
La date de création du profil n’est donc pas automatiquement le début du time to hire. Si une candidate a rejoint la base en janvier et discute d’une mission en septembre, utiliser janvier mesurerait autre chose. De même, une fiche de mission préparatoire créée avant validation du besoin n’est pas nécessairement une ouverture effective.
Chaque date doit avoir une source : événement enregistré, confirmation d’offre ou validation interne. Si elle manque, laissez le calcul incomplet et identifiez le point à corriger. Une date estimée présentée comme certaine donne un résultat précis en apparence, mais difficile à défendre lors d’une comparaison.
Écrire les règles des pauses et des réouvertures
Une mission peut être suspendue, annulée puis relancée, ou rester ouverte pour plusieurs recrutements. Sans règle commune, chaque recruteur peut choisir le calcul qui l’arrange involontairement. Décidez du traitement avant la revue des résultats.
Une approche lisible consiste à conserver le délai calendaire brut et, lorsque l’information est fiable, à afficher séparément les jours de suspension documentés. Le délai net devient une vue complémentaire ; il ne remplace pas silencieusement le délai vécu par l’organisation. Pour une annulation réelle, classez le besoin comme annulé au lieu de le faire apparaître comme pourvu.
| Cas rencontré | Règle proposée | Information à conserver |
|---|---|---|
| Pause validée de dix jours | Afficher brut et pause séparément | Dates et raison professionnelle de la suspension |
| Besoin annulé | Exclure des postes pourvus, suivre les annulations | Date et décision d’annulation |
| Besoin relancé avec périmètre différent | Identifier une nouvelle ouverture si votre règle le prévoit | Lien entre ancien et nouveau besoin |
| Plusieurs postes identiques | Suivre chaque ouverture ou expliciter la première et la dernière | Nombre de postes et dates de couverture |
| Candidat revenant dans le processus | Appliquer une convention écrite | Premier parcours, interruption et reprise |
Ces règles sont proposées pour rendre le suivi cohérent. Elles ne constituent pas une définition obligatoire de tous les indicateurs RH. Si votre outil calcule autrement, documentez l’écart avant d’exporter ou de comparer ses résultats.
Lire les deux délais ensemble
Un time to fill élevé avec un time to hire modéré peut orienter l’enquête vers l’ouverture du besoin, le sourcing ou l’arrivée tardive du profil retenu. Un time to hire élevé invite à examiner le parcours de sélection : disponibilités des interlocuteurs, retours, étapes supplémentaires ou temps de décision. Ce sont des hypothèses de diagnostic, pas des conclusions automatiques.
Dans une ESN, le délai peut également dépendre des validations client et du calendrier de mission. Dans une équipe RH interne, l’approbation budgétaire ou la disponibilité du manager peut intervenir. Le rapport doit rendre ces dépendances visibles sans transformer chaque délai en faute individuelle.
Revenez aux étapes avec le guide pour repérer les candidatures bloquées. La bonne question est « quel événement attendons-nous et qui peut le faire avancer ? », avant de chercher à diminuer arbitrairement le nombre de jours.
S’appuyer sur le suivi Oxaibo pour reconstruire le parcours
Le code actuel d’Oxaibo distingue une candidature liée à une mission de la fiche générale du profil. Il prévoit une étape, un responsable, des commentaires et un historique. Cette structure aide le recruteur à retrouver le contexte d’un parcours précis plutôt qu’à interpréter toute modification du profil comme un événement de recrutement.
Le geste concret consiste à ouvrir la candidature de la mission, relire les événements disponibles et vérifier les dates correspondant à votre convention. Le responsable peut clarifier une transition et documenter une information manquante. Le bénéfice attendu est une meilleure traçabilité des faits utilisés dans le calcul.
La date de dernière modification ne doit pas être assimilée à la date d’entrée dans une étape : un commentaire ou une attribution peut aussi modifier un dossier. De même, un statut de placement ne prouve pas à lui seul la date exacte d’acceptation de l’offre. Les éléments doivent être confrontés à leur signification opérationnelle.
Ces capacités sont vérifiées dans le code, sans confirmation ici de leur disponibilité dans chaque espace. Ce guide ne présume pas l’existence d’un tableau de bord automatique time to hire ou d’un export analytique complet dans Oxaibo. Le calcul peut être réalisé dans un registre distinct à partir de données vérifiées et traitées selon les règles de votre organisation.
Comparer des recrutements comparables
Évitez de réunir sans commentaire des postes permanents, des remplacements urgents, des missions rares et des recrutements volumétriques. Commencez par des ensembles dont les processus et les contraintes sont assez proches. Affichez toujours le nombre de cas inclus.
La médiane donne un point central moins influencé par un cas très long que la moyenne, mais aucune des deux ne raconte toute la distribution. Dans un petit ensemble fictif de cinq délais, 12, 18, 20, 22 et 88 jours, la médiane est de 20 jours et la moyenne de 32 jours. Le dernier cas mérite une explication plutôt qu’une suppression opportuniste.
Indiquez aussi la période utilisée : recrutements ouverts pendant un mois, ou offres acceptées pendant ce mois. Les populations ne sont pas identiques. Les postes encore ouverts doivent rester visibles dans un suivi distinct, sinon les besoins les plus difficiles peuvent disparaître du bilan des délais terminés.
Transformer le constat en action mesurable
Choisissez un problème concret : retours d’entretien tardifs, validation du besoin incomplète ou succession de réunions sans décision. Définissez une action, un responsable et une période d’observation. Puis comparez les événements concernés dans des contextes suffisamment proches.
Une baisse du délai global après une nouvelle pratique ne prouve pas, à elle seule, que cette pratique a causé le changement. Le type de poste, le nombre de candidats et les contraintes peuvent avoir évolué. Conservez ces éléments dans la revue et évitez de promettre une accélération uniforme.
Le pipeline de recrutement et une revue hebdomadaire orientée vers les actions donnent un cadre pour suivre ces décisions. L’objectif est un parcours plus lisible, avec des attentes explicites, tout en conservant les vérifications nécessaires à la qualité du recrutement.
Questions fréquentes
Faut-il calculer en jours ouvrés ou calendaires ?
Les deux sont possibles selon l’usage. Choisissez une convention, affichez-la et conservez-la dans les comparaisons. Les jours calendaires décrivent l’attente totale ; les jours ouvrés peuvent aider à analyser un fonctionnement interne, avec un calendrier correctement défini.
Quand commence le délai pour un candidat sourcé ?
Il faut définir l’événement retenu : premier contact, réponse positive ou entrée formelle dans le processus. Ne changez pas la règle selon les dossiers. Conservez les autres dates si elles sont utiles pour comprendre le parcours.
Quel délai constitue une bonne performance ?
Il n’existe pas ici de seuil universel. Analysez vos recrutements comparables, les attentes des candidats et les contraintes du besoin. Une réduction du délai n’est utile que si elle s’accompagne d’un processus cohérent et de décisions suffisamment étayées.
Peut-on publier seulement les recrutements terminés ?
C’est possible pour un indicateur de durée achevée, mais il faut le nommer clairement et compléter avec les besoins encore ouverts. Sinon, une amélioration apparente peut venir du fait que les dossiers les plus longs n’ont pas encore abouti.